おつかれさまです！こひなです。
天気予報を見ると、梅雨はもう終わったのか・・・？というような晴れの日が続きますが
日本の夏らしく、湿度の高いムシムシした日が始まりましたね。
外作業のある方はもちろん、オフィス勤務の方も、水分補給を忘れずに！
さて今日の話題です。
仕事をしていると、社内の人たちとコミュニケーションをとることってありますよね。
立場や業種は異なれど、同じ事務所でそれぞれ作業をしている人であったり
あるいは本社・支社など離れた場所で働いている人と
電話やメール、メッセージでやり取りをする場面もあると思います。
ゆる～く仕事をしていそうなのに、成果は出している
【ゆるでき】社会人を目指していくうえで、大切なことの一つは
仕事をスムーズに終わらせること。
ゆるできな社会人は、当然社内でのコミュニケーションも円滑です。
今回は、社内でのふるまい方についていろいろと考えていきます！
社風にもよると思うのですが、実践できそうな部分はぜひ一度試してみてください！
気になったらその場で聞く！
私が正社員として勤めたことのある会社はわずか2社であり、社会のほんの一部です。
そのため、すべての企業風土に共通して言えることは限られます。
それを承知で、私がおすすめしたいのが
「気になったらその場で聞く！」という考え方です。
もちろん、根拠のないことであったり、幼稚な話題は除きます。
仕事に関する話題で、自分の気になったことは
その場ですぐに聞いてみる勇気は必要です。
例えば、上司から出された指示の中で、腑に落ちないことがあったとします。
その際に、なぜ？と理由を問う勇気を持ってみようということです。
これはお客様とお話ししているときにもいえることで、
お客様との会話の中で少しでも引っかかる点や、
理由を一度聞いただけでは理解ができないときは、その場ですぐに解消すべきです。
このように何か引っかかることはたいてい聞きづらいことであり、
後日改まって、話題を掘り返し確認するのは、お互いにとってストレスになりかねません。
その場で瞬発力を持ち、質問をするのは、仕事にも役立つ能力なのです。
そして、言いたいことをその場で言う行動は、
日々のストレスをためすぎないことにもつながります！
もし自分の認識が間違っていれば、その都度相手に教えてもらえば大丈夫です。
勇気をもって、自分がなぜ？と思ったことを相手に伝えてみましょう！
具体例を挙げて聞く！
「気になったらその場で聞く！」という考え方は、普段の業務に活かせるほか
ストレスをためないためにも大切な考え方であることは先ほどお話ししました。
ただ、会社の雰囲気的に、
指示してきた相手にそんなこと聞けない・・・という方もいるかもしれません。
そういう方におすすめしたいのが、具体例を挙げながら理由を尋ねる方法です。
例えば、「○○様にはメールをしておいて」という指示を受けたとき。
「メールをしておいて」の部分について、指示が理解できなかった場合、
「なぜですか？」と聞いても良い社風や雰囲気であれば、そう質問してもいいと思います。
では、それが難しいとき。私であれば、
「（通常でしたら電話を掛けますが、）○○様はこうなので、
今回はメールで対応する、ということでしょうか？」というように、
相手がなぜそのような指示を出したのか、理由を予想してそれを挙げながら聞く方法です。
「相手がどのように受け取るか？」ということを意識して、
投げやりな質問をすることがなければ、相手には失礼と思われないはずです！
社内の上司や先輩に嫌われてしまうことを恐れて、気になっていることを質問できなければ
それは自分の成長の機会を逃してしまうことになります。
それだけでなく、間違った営業方法をそのまま鵜呑みにしてしまったら、
最終的にお客様を獲得する機会を失ってしまうことさえ考えられます。
指示を受けたときは、それをまるっと鵜呑みにするのではなく、
自分が今まで教わってきた正義と照らし合わせて、
物差しを都度ブラッシュアップしていきましょう。
もちろん不躾にどんどん質問しよう！と言っているのではありません。
社内でのコミュニケーションにおいても、敬語や丁寧な言葉遣いは当然守られるべきです。
丁寧な応対を普段から心がけることは、お客様対応につながってきます。
質問をされて嫌われるのが怖ければ、聞き方を工夫しましょう。
怖いからといって、作業の意味を理解せず進めてしまうのは、とても自分本位です。
自分のどのような行動が、
相手や、最終的なお客様にとって失礼に値するかを考えましょう。
考えながら聞く！
瞬発力を持ってその場で質問できるということは、
指示された作業の意味を理解することと同じ意味を持っています。
先ほどのように質問して、考えられる回答は以下の通りです。
・特に理由もなくメールの指示を出したことが判明することもあるでしょう。
・あるいは、次回からも○○様のようなお客様にはメールで対応、という
新たな知識・経験を積むことになるかもしれません。
・もしくは、○○様の場合がかなりのイレギュラーで、
メールは今回限りの対応なのかもしれません。
普段から指示されていることで納得できるものは良いのですが、そうではない場合、
一つの「顧客対応へのイレギュラーな指示」をとっても、様々な意図が考えられます。
質問をするため、指示を受けているときに意識すべきが
「考えながら聞く！」という考え方です。
言い換えると、上司がなぜそのような指示を出すのか理由を考えてみよう、ということ。
お客様や上司の状況、これまでのやり取りなど
様々な要素から関連しそうなことをピックアップし、
なぜ上司がその指示を出すに至ったのか、
自分なりに考えながら聞くことが実践できるとよいと思います。
実際に作業をするときも、
その作業の意味（もしくは、作業によって得られるもの・最終形態）が分かっていれば、
作業で気を付けるべきポイントをある程度予想しながら進めることができるでしょう。
仕事を点としてではなく、線としてとらえる。
仕事は、一つ一つは作業ではありますが、その点はすべてつながって線になっています。
この考え方については、また後日詳しくお話しできたらと思っていますが、
質問をして指示の意図を確認することで、
その点たちの集まりを「一つの線」としてとらえるためのヒントを得ることができます。
ぜひ、今回ご紹介したポイントを参考にしていただき、皆さんが社内において
より円滑なコミュニケーションが取れるようになるといいなと思います(´▽｀)
円滑というのは齟齬がないことです。
誤解なく、意図も含めて指示を出されれば、おのずと作業の質は上がっていきます。
ぜひ皆さんも、なぜかと思った時にはため込まず、
適切な表現で作業の意図を尋ねていきましょう！
