おつかれさまです！こひなです。
新年度が始まり、配属が決まった方も増えるころかなあと思います！
今回は実際に仕事をしていくうえで、苦手意識が持たれやすい【電話】について、
ちょっとだけ得意になるコツを3つご紹介します！
新人さんのお仕事としてまず真っ先に挙げられがちな【電話応対】の業務。
多くの事務所には固定電話があり、会社の番号宛てに
日々、様々な電話がかかってきます。
今回ご紹介するコツは、電話をとる時・電話をかける時のどちらでも使えます！
この3つのコツを意識するだけで、
「電話苦手だし取りたくないなあ・・・」と思っていたあなたも
「なんだ、意外と電話って楽勝かも！」と思えるようになるはずです！
そして、これからお伝えするコツを実践していただき、
ゆる～く仕事をしていそうなのに成果を出している
【ゆるでき】社会人への一歩を一緒に踏み出しましょう！
コツ①『いつもよりもゆっくり、はっきりと話す』
ではさっそく、電話応対のポイント1つ目。
それは、『いつもよりもゆっくり、はっきりと話す』ことです！
電話というのは機械を通して相手とコミュニケーションをとるものです。
機械を通すことで、自分が思っているよりも
相手に届く声は聞き取りづらいものになっている、という前提の意識を、
ぜひ持っていただきたいです。
思ってるよりもゆっくり、普段普通に話すときよりもはっきりめに話すと
相手方に正しく情報が伝わる確率が上がります！
また、ゆっくり・はっきりと話すことにより、
相手に「堂々と落ち着いて対応をしている」という風に思ってもらいやすいです。
コツ②『笑っているような声で話す』
2つ目のコツは、『笑っているような声で話す』ことです！
電話というのは、声のみで行われるコミュニケーションです。
それはつまり、相手の表情はわからないけれども、
声から勝手に「相手はこんな表情をしているだろうな」とお互いを想像して
お話が進んでいくことになります。
顔が見えない中で、相手に好印象を持ってもらうためには、
声を「笑っているように装うことができればいい」ということです！
実際に、笑っているような声を出すために必要なのは、ズバリ笑顔で話すこと！
遠回りしてしまいましたが、笑顔で電話を受けること・電話をかけることは
相手に良い印象を与えるためのもっとも簡単な方法の一つだと思います！
コツ③『メモを取る』
3つ目のコツが、『メモを取る』ことです！
電話はメールと違って、記録に残りません。
ですので、電話で聞いたことを正確に把握する必要があります。
そのための方法が、古典的ですがメモを取ることです。
はじめは、電話をしながらメモを取ることに慣れないと思います。
今までやったことがなければ、難しくて当たり前です！
やっていくうちに必ず慣れていきますので、何度も挑戦してみましょう。
メモを取る際は、聞き取ったすべてを書き留めようとするのではなく、
聞いたことから大事な部分だけを書き留めるようにしましょう。
もし聞き取れない言葉があれば、聞き取れるまで何度でも聞き返せば大丈夫です！
ここで恥ずかしい気持ちを優先するのは、お仕事としてはよろしくありません。
あとから正しく聞き取れていないことが判明したときのほうがよっぽど怖いです…。
自分がわかるまで、何度でも、復唱して確認しましょう！
そして、メモの字は汚くても大丈夫です！！
メモの時点ではきれいにまとめる必要はありません。
それを誰かに伝えたり、取り次ぐ必要が出てきたときに
また別の付箋にきれいに清書すれば良いですよー！
まとめ
今回のまとめです！
今日は、新人さんに任されがちな【電話】の業務について
ちょっとだけ得意になるためのコツを3つお話ししました。
1つ目が、『いつもよりもゆっくり、はっきりと話す』こと。
2つ目が、『笑っているような声で話す』こと。
3つ目が、『メモを取る』こと。
会社の電話をとるということは、あなたが会社を代表して誰かと話すということ。
相手にとっては、あなたの印象が「会社そのものの印象」に直結します。
どうせなら、少しでもいい印象を持ってもらいたいですよね。
少しの意識だけで変わって行くと思いますので、ぜひ実践してみてくださいね！
電話応対は、やっていくうちに必ず慣れていきますし、焦る必要は全くありません。
失敗したら教えてもらいながら、一歩ずつ経験を積むことが大切です！
そして、みんなで【ゆるでき】社会人を目指していきましょー！
悩み募集！
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業務の悩みや、人間関係の悩みなど・・・ささいなことでも気軽に送ってください。
どうすればみんながハッピーになるか、よければ一緒に、真剣に考えさせてくださいね。
次回は、「作業」と「仕事」の違いについて書いていきますー！
